Toutes les questions / réponses sur notre logiciel de gestion de rendez-vous
Général
A qui s’adresse ClicRDV ?
A toutes les professions nécessitant une prise de rendez-vous :
Santé : Cabinets médicaux, cliniques, hôpitaux, médecins généralistes et spécialistes, chirurgiens-dentistes, radiologues, secrétariats médicaux, laboratoires pharmaceutiques, mutuelles, délégués médicaux, infirmiers...
Soins : Centre de soins, épilations, massages, salons de coiffure, hammam...
Services : Banques, assurances, centres d’appels, agences immobilières, voyagistes et tour-operators, livraisons, conseillers techniques et commerciaux...
Automobile : Auto-écoles, garagistes, concessionnaires...
Professions libérales : Avocats, conseillers juridiques, experts comptables, consultants, notaires, architectes...
Artisans : Plombiers, électriciens, décorateurs...
Sport : Tennis, salles de fitness, salles de gym, salles de musculation...
J’utilise un agenda papier, est-il facile de passer à ClicRDV ?
Oui,
vous décidez d’une date à partir de laquelle vous prenez rdv sur ClicRDV ou
vous notez tous les rdv pris sur votre agenda papier pour commencer à utiliser
ClicRDV tout de suite. ClicRDV a tous les avantages du papier et offre les
possibilités de l’informatique et d’Internet.
J’utilise déjà un logiciel qui gère mon agenda et/ou les fiches de mes clients
(patients), comment passer à ClicRDV ?
Nous vous proposons d’exporter les données de votre logiciel vers ClicRDV en
quelques minutes, pour que vous n'ayez pas à remplir à nouveau votre agenda et
les fiches de vos clients (patients).
Nous avons des clients qui, comme vous, utilisent des logiciels spécifiques à
leur activité. La manière la plus efficace et la plus flexible que nous avons
trouvé pour concilier les deux systèmes est que les rendez-vous soient pris
uniquement sur ClicRDV et que vous continuiez à utiliser votre logiciel sans
la fonction agenda.
Nous sommes donc spécialisés dans la prise de RDV uniquement, mais nous maîtrisons
parfaitement bien ce domaine.
J’utilise un logiciel qui gère uniquement des fiches-patients, est-il facile de passer à ClicRDV ?
Oui,
nous copions les données essentielles (nom, prénom, téléphones, dates de
naissance…) depuis votre logiciel sur ClicRDV. Ensuite, vous utilisez ClicRDV
et vos clients sont déjà enregistrés sur ClicRDV. Il est ainsi facile de
retrouver ses patients.
Je possède un site Internet, est-ce que mes clients peuvent prendre rendez-vous à partir de mon site ?
Oui,
nous pouvons vous créer des pages aux couleurs de votre site et mettre la
prise de rendez-vous directement sur votre site Internet, avec un lien.
Chez nous la prise de rendez-vous est compliquée. Nous avons plusieurs types
de rendez-vous avec des durées différentes et nous sommes plusieurs
collaborateurs. Peut-on utiliser ClicRDV ?
Oui,
vous nous donnez vos spécificités : types de rendez-vous, durées, nom des
collaborateurs et nous vous créons un système sur mesure. Pour prendre
rendez-vous, vos clients (patients) choisissent le collaborateur et
le type de rendez-vous et accèdent aux disponibilités. Les clients (patients) ne
voient évidemment que les disponibilités que vous avez ouvertes à la prise de
rendez-vous par Internet. Les clients (patients) prennent rendez-vous en un
clic pour le temps de l'intervention choisie. Ils reçoivent un email de
confirmation, ils recevront un email de rappel et un sms de rappel avant le
rendez-vous.
Comment mes clients vont-ils être informés de la prise de rendez-vous par Internet ?
Nous vous fournissons une affiche qui indique à vos clients (en salle d’attente par
exemple) qu’ils peuvent prendre rdv par Internet. Lorsque vous rentrez une
adresse email a la suite d’un échange avec la secrétaire, nous envoyons un
email pour expliquer le fonctionnement de ClicRDV. Nous demandons aussi à nos
clients de mettre un lien sur le site pagesjaunes.fr pour que les clients
puissent prendre rdv depuis ce site. Vous pouvez aussi l’indiquer dans les
pages jaunes en papier. Enfin vous pouvez mettre un message d’attente sur
votre ligne téléphonique qui indique la possibilité de prendre rdv par
Internet.
Utilisation
Doit-on installer un logiciel ?
Pour utiliser ClicRDV coté professionnel, vous devez utiliser exclusivement
Mozilla FireFox 3 (cliquez pour le télécharger) comme navigateur, ceci pour des raisons de sécurité et de rapidité. Cependant,
ClicRDV coté patient ou client fonctionne sur tous les navigateurs.
Peut-on travailler à plusieurs et en même temps sur un agenda ?
Bien sûr, le principe de notre logiciel est de permettre au professionnel d’être
relié en direct à sa secrétaire et ses collaborateurs, en temps réel, sur une
même interface. Si quelqu’un effectue une modification, cela apparaît
immédiatement chez les autres utilisateurs de l’agenda.
Puis-je consulter mon agenda depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet ?
J’ai peur que les gens prennent des rendez-vous n’importe comment par Internet.
Si vous le souhaitez, seuls les clients (patients) déjà venus seront autorisés à prendre RDV par Internet.
Ainsi, les clients qui prennent rdv par Internet seront identifiés. La prise de rdv par Internet devient
donc plus fiable que la prise de rdv par téléphone car il y a une meilleure identification.
Néanmoins nous recommandons vivement à nos entreprises clientes de permettre la prise de RDV
pour tous, car il y a très peu d'abus en réalité.
Enfin, comme vous choisissez les plages horaires
que vous voulez ouvrir à la prise de rdv sur Internet, les clients ne peuvent pas prendre RDV à
des moments que vous ne contrôlez pas.
Les gens qui ont pris RDV sur Internet grâce a ce système ne risquent-ils pas
d’oublier leur RDV et ne pas venir ?
Souvent les gens qui prennent RDV par téléphone notent leur rdv sur un bout de papier
et oublient de venir le jour J. Avec ClicRDV, dès qu’ils prennent RDV, un
email de confirmation leur est envoyé ainsi qu’un email de rappel deux jours
avant leur rdv puis un SMS de rappel quelques heures avant. Ce système de
rappel est extrêmement efficace pour diminuer radicalement les oublis de
RDV.
Est-ce que vous pouvez envoyer un email de confirmation et de rappel même si le
rendez-vous est pris par téléphone ou directement ?
Oui, à partir du moment où vous avez rentré l’adresse email de votre client
(patient), votre client recevra un email de confirmation et un email de rappel
pour tout rdv pris chez vous, que le rdv soit pris par Internet ou par
téléphone ou directement avec la secrétaire.
Que se passe t-il si deux personnes prennent rendez-vous en même temps sur Internet ?
Si par hasard deux personnes prenaient en même temps rendez-vous par Internet, un
seul des deux verrait son rendez-vous confirmé, le premier qui a pris RDV.
L’autre aurait un message lui indiquant que le rendez-vous vient d’être pris
et pourrait prendre un autre rendez-vous.
Que se passe-t-il si Internet ne marche pas ou coupe ?
ClicRDV pro est installé sur votre ordinateur, si Internet ne fonctionne pas ou si
Internet coupe, vous pouvez toujours accèder à vos rendez-vous et noter les rendez-vous
téléphoniques. Si votre Internet coupe pendant plusieurs heures, un message vous sera
indiqué afin que vous nous contactiez pour que nous fermions temporairement la prise de
rdv par Internet, le temps que vous récupériez votre connexion. Cela est extrèmement rare,
mais il peut arriver parfois qu'Internet soit coupé pendant quelques jours, avec ClicRDV
cela ne pose aucun soucis, vous pouvez continuer à gérer votre emploi du temps. Le fait que
ClicRDV soit installé sur votre ordinateur rend le logiciel extrèmement rapide, vous ne serez
pas ralenti par une mauvaise connexion Internet.
Comment gérer les urgences ?
Les rendez-vous urgents doivent être pris par téléphone afin que vous analysiez
l’urgence et que vous trouviez un créneau disponible.
Peut-on imprimer une journée ?
Oui. Cela peut vous permettre d’avoir également sur papier votre agenda, et d’avoir
votre journée de rdv partout avec vous.
Que se passe-t-il si mon ordinateur tombe en panne ?
ClicRDV est accessible de tout ordinateur connecté à Internet, par conséquent,
vous pourrez toujours consulter et gérer votre emploi du temps depuis un autre
ordinateur. Si vous n’avez pas d’autre ordinateur à porté de main, nous pouvons
vous envoyer votre emploi du temps par Fax ou vous le dicter par téléphone.
La prise de RDV par Internet serait alors coupée, le temps que vous récupériez un ordinateur.
Sécurité et confidentialité
Est-ce que n’importe qui peut accéder à mes disponibilités et prendre rendez-vous ?
Vous pouvez choisir de limiter l'accès aux disponibilités, et à la prise de rendez-vous, aux seuls clients (patients)
auxquels vous avez demandé une adresse email. Vous contrôlez ainsi strictement l'accès à vos disponibilités.
Vous pouvez, à l'inverse, choisir d'ouvrir vos disponibilités à tous les visiteurs de votre site de prise de
rendez-vous, et ainsi attirer de nouveaux clients (patients) sur Internet.
Est-ce que mes clients (patients) vont avoir accès à mon agenda et voir toutes mes
disponibilités et les rendez-vous des autres clients (patients) ?
Non, vous choisissez les créneaux que vous souhaitez ouvrir à la réservation par
Internet, vos clients (patients) ne voient que les disponibilités que vous
avez ouvert à la réservation par Internet. En aucun cas ils ne peuvent voir ou
modifier les rendez-vous d’autres clients (patients). Seuls les horaires disponibles
à la prise de RDV par Internet sont proposés.
ClicRDV est-il sécurisé ?
ClicRDV utilise le protocole de communication SSL 128 bits pour chiffrer l’ensemble des données échangées.
Le SSL 128 bits a le niveau de chiffrement le plus élevé autorisé en France.
Ce système permet d'échanger des informations entre 2 ordinateurs de façon
sûre. Il est utilisé par les sites Internet des grandes banques françaises
pour sécuriser toutes les opérations bancaires sur Internet (consultation de
compte, virements...).
Divers
Vous voulez remplacer les secrétaires ?
Non, le but de ClicRDV est de faciliter le travail des secrétaires, pas de les
remplacer. La prise de rendez-vous par Internet est un complément de la prise
de rdv traditionnelle téléphonique. ClicRDV permet de réduire le nombre
d’appels ainsi que l’absentéisme afin que les secrétaires puissent avoir plus
de temps pour l’accueil, le service et la gestion. La prise de rdv est une
activité répétitive et qui fait perdre du temps aux secrétaires et aux
clients (patients). ClicRDV est aussi un service que vous offrez à vos clients, ils
peuvent ainsi prendre rdv 24h/24 en toute confidentialité et voir de
nombreuses disponibilités. Les secrétaires qui utilisent ClicRDV sont très
satisfaites car le logiciel leur fait gagner un temps précieux. Les rdv sont
notés plus rapidement, le téléphone sonne moins, les clients se plaignent
moins de l’attente au téléphone et il y a beaucoup moins d’oublis de rdv.
49€ht par mois, je trouve que c’est cher
Avec ClicRDV vous offrez un vrai service à vos clients (patients), ils peuvent prendre rdv
24h/24, simplement et de tout poste connecté à Internet. Ils peuvent trouver
le rdv le mieux adapté à leur emploi du temps en un clin d’œil sans avoir à
négocier pendant de longues minutes avec la secrétaire. Cela fidélise votre
clientèle et vous amène de nouveaux clients attirés par la flexibilité du
système. Enfin, ClicRDV réduit l’absentéisme, par conséquent, le non-oubli de
un ou deux rdv par mois grâce à ClicRDV permet de rembourser l’abonnement de
49€ht par mois.
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