Toutes les questions / réponses sur notre logiciel de gestion de rendez-vous

A toutes les professions nécessitant une prise de rendez-vous :

Oui, vous décidez d’une date à partir de laquelle vous prenez rdv sur ClicRDV ou vous notez tous les rdv pris sur votre agenda papier pour commencer à utiliser ClicRDV tout de suite. ClicRDV a tous les avantages du papier et offre les possibilités de l’informatique et d’Internet.

Nous vous proposons d’exporter les données de votre logiciel vers ClicRDV en quelques minutes, pour que vous n'ayez pas à remplir à nouveau votre agenda et les fiches de vos clients (patients).

Nous avons des clients qui, comme vous, utilisent des logiciels spécifiques à leur activité. La manière la plus efficace et la plus flexible que nous avons trouvé pour concilier les deux systèmes est que les rendez-vous soient pris uniquement sur ClicRDV et que vous continuiez à utiliser votre logiciel sans la fonction agenda.

Nous sommes donc spécialisés dans la prise de RDV uniquement, mais nous maîtrisons parfaitement bien ce domaine.

Oui, nous copions les données essentielles (nom, prénom, téléphones, dates de naissance…) depuis votre logiciel sur ClicRDV. Ensuite, vous utilisez ClicRDV et vos clients sont déjà enregistrés sur ClicRDV. Il est ainsi facile de retrouver ses patients.

Oui, nous pouvons vous créer des pages aux couleurs de votre site et mettre la prise de rendez-vous directement sur votre site Internet, avec un lien.

Oui, vous nous donnez vos spécificités : types de rendez-vous, durées, nom des collaborateurs et nous vous créons un système sur mesure. Pour prendre rendez-vous, vos clients (patients) choisissent le collaborateur et le type de rendez-vous et accèdent aux disponibilités. Les clients (patients) ne voient évidemment que les disponibilités que vous avez ouvertes à la prise de rendez-vous par Internet. Les clients (patients) prennent rendez-vous en un clic pour le temps de l'intervention choisie. Ils reçoivent un email de confirmation, ils recevront un email de rappel et un sms de rappel avant le rendez-vous.

Nous vous fournissons une affiche qui indique à vos clients (en salle d’attente par exemple) qu’ils peuvent prendre rdv par Internet. Lorsque vous rentrez une adresse email a la suite d’un échange avec la secrétaire, nous envoyons un email pour expliquer le fonctionnement de ClicRDV. Nous demandons aussi à nos clients de mettre un lien sur le site pagesjaunes.fr pour que les clients puissent prendre rdv depuis ce site. Vous pouvez aussi l’indiquer dans les pages jaunes en papier. Enfin vous pouvez mettre un message d’attente sur votre ligne téléphonique qui indique la possibilité de prendre rdv par Internet.

Pour utiliser ClicRDV coté professionnel, vous devez utiliser exclusivement Mozilla FireFox 3 (cliquez pour le télécharger) comme navigateur, ceci pour des raisons de sécurité et de rapidité. Cependant, ClicRDV coté patient ou client fonctionne sur tous les navigateurs.

Bien sûr, le principe de notre logiciel est de permettre au professionnel d’être relié en direct à sa secrétaire et ses collaborateurs, en temps réel, sur une même interface. Si quelqu’un effectue une modification, cela apparaît immédiatement chez les autres utilisateurs de l’agenda.

Oui, vous devrez vous rendre sur https://www.clicrdv.com/pro, puis indiquer votre email et votre mot de passe.

Si vous le souhaitez, seuls les clients (patients) déjà venus seront autorisés à prendre RDV par Internet. Ainsi, les clients qui prennent rdv par Internet seront identifiés. La prise de rdv par Internet devient donc plus fiable que la prise de rdv par téléphone car il y a une meilleure identification.

Néanmoins nous recommandons vivement à nos entreprises clientes de permettre la prise de RDV pour tous, car il y a très peu d'abus en réalité.

Enfin, comme vous choisissez les plages horaires que vous voulez ouvrir à la prise de rdv sur Internet, les clients ne peuvent pas prendre RDV à des moments que vous ne contrôlez pas.

Souvent les gens qui prennent RDV par téléphone notent leur rdv sur un bout de papier et oublient de venir le jour J. Avec ClicRDV, dès qu’ils prennent RDV, un email de confirmation leur est envoyé ainsi qu’un email de rappel deux jours avant leur rdv puis un SMS de rappel quelques heures avant. Ce système de rappel est extrêmement efficace pour diminuer radicalement les oublis de RDV.

Oui, à partir du moment où vous avez rentré l’adresse email de votre client (patient), votre client recevra un email de confirmation et un email de rappel pour tout rdv pris chez vous, que le rdv soit pris par Internet ou par téléphone ou directement avec la secrétaire.

Si par hasard deux personnes prenaient en même temps rendez-vous par Internet, un seul des deux verrait son rendez-vous confirmé, le premier qui a pris RDV. L’autre aurait un message lui indiquant que le rendez-vous vient d’être pris et pourrait prendre un autre rendez-vous.

ClicRDV pro est installé sur votre ordinateur, si Internet ne fonctionne pas ou si Internet coupe, vous pouvez toujours accèder à vos rendez-vous et noter les rendez-vous téléphoniques. Si votre Internet coupe pendant plusieurs heures, un message vous sera indiqué afin que vous nous contactiez pour que nous fermions temporairement la prise de rdv par Internet, le temps que vous récupériez votre connexion. Cela est extrèmement rare, mais il peut arriver parfois qu'Internet soit coupé pendant quelques jours, avec ClicRDV cela ne pose aucun soucis, vous pouvez continuer à gérer votre emploi du temps. Le fait que ClicRDV soit installé sur votre ordinateur rend le logiciel extrèmement rapide, vous ne serez pas ralenti par une mauvaise connexion Internet.

Les rendez-vous urgents doivent être pris par téléphone afin que vous analysiez l’urgence et que vous trouviez un créneau disponible.

Oui. Cela peut vous permettre d’avoir également sur papier votre agenda, et d’avoir votre journée de rdv partout avec vous.

ClicRDV est accessible de tout ordinateur connecté à Internet, par conséquent, vous pourrez toujours consulter et gérer votre emploi du temps depuis un autre ordinateur. Si vous n’avez pas d’autre ordinateur à porté de main, nous pouvons vous envoyer votre emploi du temps par Fax ou vous le dicter par téléphone. La prise de RDV par Internet serait alors coupée, le temps que vous récupériez un ordinateur.

Vous pouvez choisir de limiter l'accès aux disponibilités, et à la prise de rendez-vous, aux seuls clients (patients) auxquels vous avez demandé une adresse email. Vous contrôlez ainsi strictement l'accès à vos disponibilités.

Vous pouvez, à l'inverse, choisir d'ouvrir vos disponibilités à tous les visiteurs de votre site de prise de rendez-vous, et ainsi attirer de nouveaux clients (patients) sur Internet.

Non, vous choisissez les créneaux que vous souhaitez ouvrir à la réservation par Internet, vos clients (patients) ne voient que les disponibilités que vous avez ouvert à la réservation par Internet. En aucun cas ils ne peuvent voir ou modifier les rendez-vous d’autres clients (patients). Seuls les horaires disponibles à la prise de RDV par Internet sont proposés.

ClicRDV utilise le protocole de communication SSL 128 bits pour chiffrer l’ensemble des données échangées. Le SSL 128 bits a le niveau de chiffrement le plus élevé autorisé en France. Ce système permet d'échanger des informations entre 2 ordinateurs de façon sûre. Il est utilisé par les sites Internet des grandes banques françaises pour sécuriser toutes les opérations bancaires sur Internet (consultation de compte, virements...).

Non, le but de ClicRDV est de faciliter le travail des secrétaires, pas de les remplacer. La prise de rendez-vous par Internet est un complément de la prise de rdv traditionnelle téléphonique. ClicRDV permet de réduire le nombre d’appels ainsi que l’absentéisme afin que les secrétaires puissent avoir plus de temps pour l’accueil, le service et la gestion. La prise de rdv est une activité répétitive et qui fait perdre du temps aux secrétaires et aux clients (patients). ClicRDV est aussi un service que vous offrez à vos clients, ils peuvent ainsi prendre rdv 24h/24 en toute confidentialité et voir de nombreuses disponibilités. Les secrétaires qui utilisent ClicRDV sont très satisfaites car le logiciel leur fait gagner un temps précieux. Les rdv sont notés plus rapidement, le téléphone sonne moins, les clients se plaignent moins de l’attente au téléphone et il y a beaucoup moins d’oublis de rdv.

Avec ClicRDV vous offrez un vrai service à vos clients (patients), ils peuvent prendre rdv 24h/24, simplement et de tout poste connecté à Internet. Ils peuvent trouver le rdv le mieux adapté à leur emploi du temps en un clin d’œil sans avoir à négocier pendant de longues minutes avec la secrétaire. Cela fidélise votre clientèle et vous amène de nouveaux clients attirés par la flexibilité du système. Enfin, ClicRDV réduit l’absentéisme, par conséquent, le non-oubli de un ou deux rdv par mois grâce à ClicRDV permet de rembourser l’abonnement de 49€ht par mois.